1. Découverte de l’entreprise
 

Le travail commence par un échange avec le dirigeant.

Cet échange permet de comprendre :

• l’activité de l’entreprise ;
• son fonctionnement quotidien ;
• les personnes qui utilisent les documents ;
• les outils actuellement employés ;
• les principales difficultés administratives ;
• les priorités du dirigeant.

Ce premier échange peut être réalisé par téléphone, en visioconférence ou directement dans l’entreprise.
 

2. Observation de l’organisation actuelle

VALTIOR examine ensuite la manière dont les documents et les informations sont actuellement organisés.

Cela peut concerner :

• les dossiers papier ;
• les fichiers informatiques ;
• les documents reçus par courrier électronique ;
• les espaces de stockage en ligne ;
• les tableaux utilisés ;
• les méthodes de classement ;
• les noms donnés aux fichiers ;
• la circulation des informations dans l’entreprise.

Cette étape permet d’identifier ce qui fonctionne déjà, ce qui doit être amélioré et ce qui fait perdre du temps.

3. Définition des priorités

Tous les problèmes ne doivent pas nécessairement être traités en même temps.

VALTIOR définit avec le client les priorités de l’intervention, par exemple :

• retrouver plus facilement les documents ;
• réorganiser les dossiers numériques ;
• remettre à plat un classement papier ;
• uniformiser les noms des fichiers ;
• créer un tableau administratif ;
• préparer un dossier particulier ;
• centraliser certaines informations ;
• créer une méthode de rangement compréhensible.

Le client valide les tâches retenues avant le commencement du travail.

4. Proposition d’intervention

À partir des besoins identifiés, VALTIOR présente une proposition claire.

Elle précise :

• les prestations prévues ;
• le périmètre de l’intervention ;
• les documents nécessaires ;
• les modalités de transmission ;
• le lieu de réalisation ;
• le tarif applicable ;
• les éventuels frais de déplacement ;
• les conditions particulières.

Aucune prestation supplémentaire n’est ajoutée sans l’accord du client.

5. Récupération sécurisée des documents

Les documents nécessaires sont ensuite transmis à VALTIOR.

Selon la situation, ils peuvent être :

• partagés dans un espace numérique sécurisé ;
• envoyés par courrier électronique lorsque cela est adapté ;
• remis directement lors d’une intervention ;
• récupérés physiquement selon les conditions prévues.

VALTIOR utilise uniquement les documents nécessaires à la mission et les traite de manière confidentielle.

6. Réalisation du travail administratif

VALTIOR réalise ensuite les prestations validées.

Selon le besoin, le travail peut comprendre :

• le tri des documents ;
• le classement papier ou numérique ;
• la création d’une arborescence de dossiers ;
• la mise en place de règles de nommage ;
• la numérisation de documents ;
• la mise en forme de fichiers ;
• la création de tableaux administratifs ;
• la préparation de dossiers ;
• la centralisation d’informations ;
• la création de procédures simples.

VALTIOR intervient uniquement dans le domaine administratif. Aucune opération comptable, fiscale, juridique ou sociale n’est réalisée.

7. Contrôle de l’organisation créée

Avant la restitution, VALTIOR vérifie que :

• les dossiers sont correctement organisés ;
• les fichiers sont identifiables ;
• les documents peuvent être retrouvés facilement ;
• les doublons inutiles ont été repérés ;
• la méthode de classement est cohérente ;
• l’organisation peut être comprise par le client.

L’objectif est d’obtenir une organisation utile au quotidien, pas simplement un rangement esthétique.

8. Présentation au client

À la fin de l’intervention, VALTIOR présente au client le travail réalisé.

Le client reçoit les explications nécessaires pour comprendre :

• où se trouvent ses documents ;
• comment les dossiers sont structurés ;
• comment nommer les nouveaux fichiers ;
• comment conserver l’organisation ;
• quelles règles simples doivent être respectées.

Le client reste propriétaire de ses documents et conserve la maîtrise de son organisation.

9. Besoins complémentaires

Si de nouveaux besoins apparaissent, ils sont présentés séparément.

Le client peut alors demander :

• une nouvelle prestation ponctuelle ;
• une option complémentaire ;
• une intervention physique ;
• une nouvelle proposition personnalisée.

Ces prestations ne sont jamais ajoutées automatiquement. Elles doivent être validées par le client.